Новый формат старых документов
Современный цифровой формат приобретает хорошо знакомый всем нам документ — трудовая книжка.
С 1 января 2020 года, согласно изменениям в Трудовом Кодексе и Федеральном законе, в России вводится обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
О том, как готовятся к переходу на электронные трудовые книжки на предприятиях Металлоинвеста и что в связи с этим следует ожидать работникам компании, рассказала руководитель направления по развитию кадровых процессов департамента организационного развития УК «Металлоинвест» Ирина Черкасова.
— Мир стремительно меняется, и во всех сферах деятельности мы сталкиваемся с цифровизацией, которая не только расширяет наши возможности, но и значительно упрощает жизнь. Металлоинвест идёт в ногу со временем, внедряя новые формы и методы работы, используя современные технологии. В компании утверждён план по переходу на электронные трудовые книжки. Разработана наглядная памятка, которая будет размещена на информационных стендах в подразделениях предприятий и на корпоративном портале. В этой памятке мы постарались кратко и понятно изложить суть и цели перехода, а также рассказать о преимуществах электронной трудовой книжки. В соответствии с законом, каждого работника уведомят о выборе формата трудовой книжки в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года. После этого он должен не позднее 31 декабря нынешнего года решить, какую трудовую книжку будет вести работодатель. Если человек желает сохранить бумажную книжку, он должен написать заявление с просьбой продолжать её вести. В таком случае работодателю всегда придётся продолжать это делать одновременно с электронной. Если же работник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, то должен написать заявление о том, что согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. В случае, когда сотрудник до конца 2020 года не напишет никакого заявления, работодатель продолжит вести его бумажную трудовую книжку и одновременно будет подавать сведения о его трудовой деятельности в электронном виде в ПФР. Работник вправе и после 2020 года в любой момент передумать и подать письменное заявление о переходе на электронную книжку. Работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период болезни, отпуска или отстранения от работы, могут подать заявление о выборе формата трудовой книжки также в любое время. Однако, независимо от этого, работодатель будет вести и хранить бумажные трудовые книжки до 31 декабря 2020 года включительно, пока не наступит официальный срок окончания подачи заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки, и параллельно — передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд в электронном виде на всех работников. Кроме того, с 2021 года всем впервые принятым на работу работодатель будет сразу вести трудовую книжку в электронном виде.
— То есть 2020 год является переходным этапом? Будут ли на этом пути какие-то организационные сложности?
— Работа предстоит большая, учитывая, что весь этот год мы будем вести трудовые книжки в двух вариантах — бумажном и цифровом форматах. Первые отчёты в Пенсионный фонд нужно подать уже до 15 февраля. Пока необходимо готовить отчёты ежемесячно, а начиная со следующего года, информация обо всех кадровых изменениях будет передаваться не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма на работу, перевода или увольнения. Сейчас совместно со специалистами компании «Джи Эс Эй» для программы SAP разрабатывается установленный законом формат отчёта, который необходимо формировать на ежемесячной основе и передавать сведения в ПФР. Далее запланировано проведение разъяснительной работы в трудовых коллективах и затем — уведомление всех работников предприятий компании и сбор заявлений. Конечно, первые месяцы будут самыми сложными, но так всегда бывает при переходе на новую систему работы. И мы готовы к этому процессу.
— Каковы преимущества перехода на электронные трудовые книжки?
— Работодатели будут предоставлять в Пенсионный фонд сведения о трудовом стаже работников, а человек сможет в любое время заглянуть в свою электронную трудовую книжку. Кроме того, можно будет избежать ошибок в записях из-за неразборчивого почерка, неточных и недостоверных сведений. Среди плюсов — возможность дистанционного трудоустройства и использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг. За необходимыми сведениями о трудовой деятельности человек может обратиться к работодателю, в клиентскую службу Пенсионного фонда или многофункционального центра (МФЦ), а также получить их через Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда или единого портала государственных услуг. При оформлении пенсии не нужно будет нести трудовую книжку в Пенсионный фонд, так как все сведения уже будут там. Пенсионный фонд гарантирует высокий уровень безопасности и сохранности данных: информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных. То есть с переходом на электронные трудовые книжки процессы администрирования существенно упрощаются, а доступ любого человека к информации о трудовой деятельности будет более удобным и быстрым.
Каждого работника уведомят о выборе формата трудовой книжки в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года. После этого он должен не позднее 31 декабря нынешнего года решить, какую трудовую книжку будет вести работодатель.
2020-02-14